A administração pode ser definida como a tarefa que possibilita alcançar os objetivos previamente definidos, com menor dificuldade e maior rapidez, isto é, com maior eficiência. Quais são as funções:
Planejar – O planejamento, característica básica da empresa, é a função administrativa permanente, que inclui a definição de objetivos, diretrizes, planos, determinação de métodos e processos de trabalho, programação de tarefas, etc. Assim, planejar é determinar, antecipadamente, os resultados a serem alcançados e os meios pelos quais a empresa poderá alcançá-los.
Há dois tipos de planos:
1 – Planos que mostram um resultado a alcançar: são os objetivos ou metas;
2 – Planos que definem os meios para alcançar os resultados: são as políticas ou diretrizes e os procedimentos, rotina ou métodos.
Os objetivos são os valores a serem alcançados pela empresa como um todo, mas também em cada uma de suas unidades. Expressam-se em termos gerais, como por exemplo: servir bem aos clientes; expandir a empresa; diversificar as atividades; obter lucros, e assim por diante.
As metas representam os objetivos definidos com precisão, que se relacionam às dimensões de tempo, espaço e quantidade. Ex: a empresa poderá planejar a produção de 10.000 unidades de certo produto para o mês seguinte; o departamento de vendas da empresa poderá planejar a venda dessas 10.000 unidades para o mês subseqüente, numa certa região do território nacional.
As políticas e diretrizes são os planos que fornecem um sentido geral para a ação, ou a orientação seguida por uma unidade de organização e pela própria empresa para alcançar os objetivos e metas.
Por exemplo: a venda das 10.000 unidades produzidas pode ser destinada à população jovem do país, por um preço abaixo do preço da concorrência e com grande propaganda.
Os procedimentos, rotinas ou métodos são as formas de executar as diretrizes ou políticas. Por exemplo: podem ser utilizados vários métodos para vender as 10.000 unidades produzidas à população jovem do país: a venda direta, de porta em porta; a venda a outras empresas (varejistas, por exemplo) que revendem o produto ao consumidor; a venda direta ou venda a outras empresas, reforçada por propaganda pela televisão, e assim por diante.
Planejar não é prever o que vai acontecer, mas sim, antecipar dúvidas e probabilidades.
Organizar – Organização é a palavra usada geralmente em dois sentidos. Emprega-se organização no sentido de sistema, como sinônimo de unidade orgânica, quando se diz, por exemplo: “A organização X é muito eficiente”. Organização no sentido de função administrativa pode ser definida como a construção da estrutura – de recursos e de operações – da empresa.
Do ponto de vista de recursos, organização é obtenção de recursos humanos e materiais, necessários à execução dos planos previamente estabelecidos.
Os recursos humanos devem estar adaptados aos tipos de métodos e procedimentos previamente definidos. Assim como há diferentes rotinas a serem seguidas, há também diferentes tipos de pessoas que estarão mais ou menos adaptadas a elas. O administrador deve, então, localizar e atrair para a organização pessoas que preencham os requisitos necessários à execução das atividades da empresa. Chama-se a essa parte da construção da estrutura, recrutamento de pessoal. Após o recrutamento, deve haver a seleção, que é a escolha dos candidatos que apresentaram maior potencial para desempenhar as atividades requeridas.
Já os recursos materiais estão divididos em: recursos materiais ligados à produção industrial, entre os quais temos: matérias primas que serão transformadas pela empresa em produtos de consumo final; suprimentos (materiais que contribuem indiretamente para a produção); máquinas, equipamentos e materiais diversos; edifícios e instalações e recursos financeiros ou monetários, utilizados para manter a empresa em funcionamento, do ponto de vista de liquidez e solvência.
Do ponto de vista de operações, organização significa agrupamento de atividades necessárias para a execução dos planos em unidades. Significa também a definição de autoridade e responsabilidade de cada um dentro das unidades. O agrupamento de atividades se realiza mediante a divisão e distribuição do trabalho a ser realizado em tarefas, segundo certos critérios, cuja aplicação resulta a definição de unidade na organização.
A definição de autoridade e responsabilidade significa estabelecimento de hierarquia de posições e de compromisso de respeito a essa hierarquia.
Com organização, trabalho, criatividade e um bom produto ou serviço, sejam negócios grandes ou pequenos, todos terão lugar e a sua fatia de mercado.
Dirigir – Depois do planejamento e da organização, a etapa seguinte é a direção, função mediante a qual o administrador fará com que seus subordinados executem o que foi planejado. O administrador deverá, então, transmitir os planos aos subordinados e estimulá-los de maneira a despertar-lhes a motivação para que atinjam os objetivos e metas predeterminadas.
A transmissão dos planos é feita, na maior parte das vezes, através de instruções ou ordens. Uma ordem ou instrução pode ser definida como um mandado, por parte do superior, exigindo do subordinado que ele aja ou deixe de agir, em determinadas circunstâncias. As ordens podem ser orais ou escritas. Quanto mais complexa a ordem e maior a precisão que se desejar para o seu cumprimento, maior será a necessidade de colocá-la por escrito.
Dirigir bem um negócio é administrar o seu futuro; e dirigir o futuro é administrar a informação.
Controlar – Controle significa verificação da execução. Significa também a avaliação dos resultados, comparando-os com os padrões estabelecidos e corrigindo as discrepâncias que tenham surgido.
O controle adota como medida-padrão o próprio plano e verifica até que ponto foi observado.
O controle aponta as falhas verificadas e as correções que devem ser feitas.
O controle avalia o desempenho em relação aos padrões, comparando resultados com previsões. Assim, temos, por exemplo, o controle de qualidade do produto, dos serviços, onde se verifica se a qualidade desejada foi alcançada.
O controle, por outro lado, corrige os desvios dos padrões, propondo uma ação específica para isso. Veja o exemplo do controle de qualidade de um produto: se um artigo não atinge o padrão de qualidade desejado, o controle pode recomendar que seja inutilizado o artigo ou que ele seja vendido a preço mais baixo.
Para se chegar, onde quer que seja, não é preciso dominar a força; basta controlar a razão.
Conclusão:
Planejamento, organização, direção e controle são funções que podem ocorrer separadamente, mas que, quase sempre, estão interligados na prática administrativa.
Dessa forma, é comum assistirmos ao desenvolvimento de planos diversos, desencadeados em diferentes momentos. Esses planos são seguidos ou entremeados de providências para a organização dos recursos, de ordens e instruções aos subordinados e de verificação de resultados de atividades.
Agora que você já tomou conhecimento das principais funções do administrador, veja como fica mais fácil o entendimento da seguinte historinha.
Suponha que você está com a idéia de montar o seu próprio negócio. Uma fábrica de chocolates. Você imagina máquinas trabalhando, pessoas operando essas máquinas e você em um escritório verificando relatórios de compra de matéria prima e vendas de sua produção de chocolates.
Nesta imaginação, você está visualizando um estado futuro, uma série de acontecimentos que não são realidade, mas você quer atingir. Você tem bons conhecimentos sobre produção de chocolates em geral, sabe a receita de ótimos quitutes e dispõe um certo capital.
Praticamente você tem o básico para dar início à fabricação de chocolates. Você percebe que é necessário adquirir uma série de coisas para montar sua fábrica. É preciso um espaço físico, são necessárias algumas máquinas, contato com fornecedores de matéria-prima, pessoas que vão trabalhar.
Você toma uma caneta e papel é faz uma lista de tudo o que é preciso e a forma de adquirir cada elemento. Neste momento você está realizando uma função administrativa chamada Planejamento. Como a definição acima expôs, você visualizou um estado futuro (sua fábrica de chocolates) e escreveu tudo o que é necessário para montá-la e a forma de adquirir cada elemento que é preciso.
